5 Recomendaciones para una redacción eficaz en la Administración Pública.

Redaccion

En las diversas intervenciones profesionales y empresariales que hemos sostenido con nuestros Clientes (en esta oportunidad nos referiremos a nuestros Clientes de la Administración Pública), hemos podido observar variadas formas y estilos de redacción al interno de cada una de ellas.

Si bien es cierto, que cada ser humano tiene su «estilo personal» de redacción, es necesario que cada Organización también desarrollo su propio «estilo institucional», ya que esto facilita y uniformiza la comunicación, así como las referencia o citas que se realice sobre un documento ya redactado.

Es conveniente manifestar que, principalmente en nuestro sistema jurídico latinoamericano, el documento redactado tiene un importante valor probatorio (PRUEBA DOCUMENTAL) de los hechos o información contenida en él, aspecto que muchos de nosotros hemos comprobado, como por ejemplo, al momento de haber realizado nuestros descargos ante la Comisión de Procesos Administrativos Disciplinarios, ante el Órgano de Control Institucional, ante la Comisión de Auditoria y mucho más ante el Poder Judicial.

Dicho esto, nuestras 5 recomendaciones para una redacción eficaz en la Administración Pública, son las siguientes:

1. Establecer formalmente el estilo de redacción institucional.

Se recomienda la elaboración y/o actualización de un «Plan de Comunicaciones» de la Entidad; sin embargo siendo esta una labor que implica mayores aspectos y requiere de mayor trabajo, recursos y tiempo, es válida una acción inmediata y puntual, como la emisión de un Memorando Múltiple, un Circular, una Directiva o un Instructivo, del Gerente o Director General de Administración, con el asunto de «Implementación del Trámite Documental Institucional», y cuyo contenido mínimo debe comprender:

1.1. Los Tipos de Documentos de la Entidad.
La Entidad debe definir que Documentos empleará para Comunicarse, tales como los Tipos de Normas Administrativas que emitirá (Resolución Gerencial, Directoral, Jefatural, etc, desde la perspectiva de documento, y no como acto administrativo), emisión de Oficios, Cartas, Memorandos, Informes, Notas de Coordinación, etc, detallando sus esquemas y cuando corresponde emitir uno u otro tipo.

1.2. El Formato de los Documentos.
Es muy recomendable precisar el Tamaño del Papel a emplear (es un estandar el uso del Tamaño A4 para las comunicaciones externas, sin embargo también es una practica constante en las comunicaciones internas el uso del Tamaño A5), el uso de papel nuevo o reciclaje, la impresión en colores o en blanco y negro, el empleo o no de los logos y distintivos Institucionales (una buena forma de ahorrar tinta o toner, sería evitarlos en las comunicaciones internas), las nomenclaturas de las Unidades Orgánicas (que suelen ser caóticas con cada rotación del personal), el tipo, tamaño, espaciado, interlinea y margenes del texto (Por ejemplo: Arial 11, Espaciado 0, Interlinea Sencillo, Margenes 3 – 2 / 3 – 2), entre otros aspectos más relacionados al Formato del Documento.

1.3. El Flujo Documental.
Se debe describir (de preferencia gráficamente) el punto de origen, el traslado, y el punto de llegada; registros, responsables, plazos, entre otros aspectos más.

Estos aspectos están vinculados con las consideraciones legales respecto a la Formalidad del Documento, así como a las Disposiciones de Austeridad y Disciplina del Gasto Público, y la Simplificación Administrativa.

2. Los términos y la redacción debe ser sencilla.

El mensaje debe ser claro, en un solo sentido de comprensión e interpretación, debe evitarse el uso de palabras extremadamente técnicas, rebuscadas, sumamente genéricas o que no corresponden a los usos y costumbres administrativos de la Entidad; para ello es imperativo que además guarde coherencia lógica en su estructura interna.

Partiendo de un ejemplo de la construcción de nuestras casas, en donde antes de iniciar algo, mínimamente diseñamos o definimos el «plano de distribución de los ambientes» siguiendo una lógica de uso y/o necesidad; en igual sentido, en la elaboración (construcción) del documento, debemos cuando menos diseñar previamente su «plano de distribución de las ideas», siguiendo una lógica de exposición, que podría de ser de lo «general» a lo «específico», de «causa» a «efecto» y finalmente lo que se «concluye, recomienda o decide».

Estos aspectos se encuentran vinculados al principio jurídico de la «Motivación del Acto Administrativo», el mismo que adquiere trascendencia cuando los documentos son empleados en las diversas controversias que suelen ocurrir en el día a día en las Entidades.

3. El mensaje o información debe ser concreta y con la extensión estrictamente necesaria.

Independientemente de nuestras opiniones sobre el particular, es una realidad de nuestros tiempos el hecho de que se ha reducido significativamente el gusto y el tiempo para la lectura, y por el contrario, en el ámbito institucional es una habilidad cada vez más valorada, el poder comunicar más información con menos textos.

En este contexto, se debe evitar elaborar documentos extensos innecesariamente, que por lo regular – al menos en mi experiencia profesional – suelen aparecer cuando no se tiene precisamente mucho que decir, o se quiere sustentar lo que no se puede, o simplemente es una estrategia para «marear» al destinatario, contaminando el mensaje de forma tal que no pueda ser útil para el fin que es requerido.

4. El mensaje debe ser oportuno y pertinente.

La información que se comunica, debe ser realizado en el plazo en el que es requerido o en el momento en que su necesidad es vigente; de nada sirve una información extraordinaria o fundamental si el plazo ya venció y/o ya operó el silencio administrativo, en cuyo caso, además de acreditar que se causó perjuicio a los intereses de la Entidad, se evidencia la responsabilidad administrativa y/o judicial (según corresponda en cada caso particular) del Servidor o Servidores Involucrados.

De otro lado, la información a transmitir debe corresponder a lo que se solicita o a lo que es materia de comunicación, es recomendable evitar el combinar y/o incluir mensajes diferentes al ASUNTO del documento, ya que esto dificulta la clasificación, archivo y posterior búsqueda, de la información contenida colateralmente en un Documento cuyo mensaje principal es diferente.

En tal sentido, si con motivo de un requerimiento o generación de información, se evidencia que existe la necesidad de comunicar varios mensajes que son diferentes por su naturaleza, sería conveniente que cada mensaje sea remitido en documentos separados y/o individuales, y aplicar en cada uno de ellos las recomendaciones formuladas en este Post.

5. El mensaje debe ser revisado integralmente antes de su presentación formal.

Si bien es cierto que las múltiples actividades nos consumen energía y tiempo, y necesitamos despachar los más pronto posible, es sumamente recomendable que el Servidor que proyecta como el Servidor que suscribe el Documento, revise integralmente el mensaje proyectado antes de su impresión y/o firma, a efectos de corregir y precisar el mismo, pues una vez presentado formalmente el documento, ya no hay marcha atrás, salvo que existan algunas practicas pocos sanas al interior de la Entidad.

Finalizamos el presente Post, recordando a uno de nuestros profesores de la Universidad, el Maestro Juan José Estrada Díaz, quien cuando aún eramos Cachimbos de la Facultad de Derecho de la Universidad Nacional de Trujillo, nos reiteraba en clases:

«Se puede conocer el intelecto de una persona por la forma en que redacta, porque como escribe, es como piensa».

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